V súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej aj ako „GDPR“), si plníme informačnú povinnosť v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov.

Prosím, prečítajte si nasledujúce informácie, ako spracúvame Vaše osobné údaje. Pri spracúvaní Vašich osobných údajov ste dotknutou osobou, t. j. osobou, ktorej osobné údaje spracúvame.

Kto je prevádzkovateľom osobných údajov?

Spoločnosť ForesServices, s. r. o., so sídlom: Prievozská 14, Bratislava 821 09, IČO: 35692103, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I, oddiel: Sro, vložka číslo: 11155/B.

Kontaktné údaje prevádzkovateľa:

tel. č.: +421(2)21293930

e-mail: kontaktnaosoba@fores.group

V prípade akýchkoľvek otázok alebo ak si chcete uplatniť svoje práva v súvislosti so spracúvaním svojich osobných údajov, kontaktujte, prosím, zodpovednú osobu, a to e-mailom mailom na zodpovednaosoba@fores.group alebo prevádzkovateľa prostredníctvom vyššie uvedeného e-mailu. Svoje práva si môžete uplatniť aj písomne doručením na adresu sídla prevádzkovateľa.

Odkiaľ získavame Vaše osobné údaje?

Osobné údaje získavame priamo od Vás, a to najmä pri vyplnení kontaktného formulára na internetovej stránke prevádzkovateľa alebo pri uzatvorení zmluvy.

Osobné údaje spracúvame na nasledovných právnych základoch:

• na základe súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR),
• na základe zmluvných a predzmluvných vzťahov (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR),
• na základe plnenia zákonnej povinnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR),
• na základe oprávnených záujmov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Ak je právnym základom spracúvania osobných údajov súhlas, udelenie súhlasu je dobrovoľné. V prípade, že spracúvame Vaše osobné údaje na základe Vášho súhlasu, máte právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase uvedenom pred jeho odvolaním. Odvolanie súhlasu nie je spoplatnené ani inak sankcionované.

Poskytnutie Vašich osobných údajov v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov je potrebné, v opačnom prípade by ich neposkytnutie mohlo znemožniť Vašu účasť vo výberovom konaní, uzatvorenie zmluvy, príp. jej plnenie.

Dotknutá osoba je povinná poskytnúť svoje osobné údaje, ak je spracúvanie osobných údajov nevyhnutné v súvislosti s plnením zákonnej povinnosti prevádzkovateľa. Dotknutá osoba je taktiež povinná poskytnúť osobné údaje v prípadoch, keď je ich poskytnutie zmluvnou požiadavkou vyplývajúcou zo zmluvy uzatvorenej medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou.

V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na základe oprávnených záujmov, máte právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa Vašej konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov založenom na tomto základe vrátane namietania proti profilovaniu založenému na uvedených záujmoch, a to za podmienok uvedených v čl. 21 GDPR. Prevádzkovateľ v takomto prípade nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Na aké účely spracúvame Vaše osobné údaje a aký je právny základ ich spracúvania?

• Na účel vybavenia Vašej požiadavky prostredníctvom vyplnenia kontaktného formulára na webe – ide o dopyt v súvislosti s nami ponúkanými službami (napr. dopyt na návrh dizajnu IT infraštruktúry, výber, nasadenie a migráciu softvérových technológií a produktov).

V tomto prípade je spracúvanie nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (predzmluvné vzťahy).

• Na účel vykonávania a zaznamenávania interných činností prevádzkovateľa smerujúcich k získaniu zákazníka.

Uvedený účel zahŕňa činnosti prevádzkovateľa spojené s procesom komunikácie, stretnutí, rokovaní a ďalších činností, ktoré musia byť vykonané pred uzatvorením obchodu s potenciálnym zákazníkom na základe jeho dopytu/objednávky a so zaznamenávaním priebehu tohto procesu.

V tomto prípade je spracúvanie nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (predzmluvné vzťahy).

• Na účely priameho marketingu.

V prípade, ak ste našim klientom/zákazníkom a získali sme Vašu e-mailovú adresu v súvislosti s predajom tovaru alebo služby, budeme Vám zasielať e-mailové správy s ponukou našich nových produktov a služieb obdobného charakteru, ako ste si u nás objednali/zakúpili. V prípade, ak sme súčasne získali aj telefonický kontakt, môžeme Vás s ponukou nových podobných produktov a služieb osloviť aj telefonicky. Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade oprávnený záujem prevádzkovateľa informovať svojich zákazníkov o novinkách v oblasti ním poskytovaných produktov a služieb.

Každý zasielaný marketingový e-mail alebo newsletter obsahuje linku na zrušenie odberu. V prípade, že si neželáte ďalej dostávať informácie o našich novinkách a ponukách, máte možnosť sa z odberu odhlásiť kliknutím na túto linku. V prípade, že zrušíte odber, nebudeme Vám už zasielať informácie o našich novinkách a ponukách.

Dotknutá osoba má v súlade s čl. 21 ods. 2 GDPR právo kedykoľvek namietať proti spracúvaniu jej osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s týmto priamym marketingom. Ak dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu na účely priameho marketingu, osobné údaje sa už na také účely nesmú spracúvať.

• Na marketingové účely.

Marketing zahŕňa najmä ponuku produktov a služieb prostredníctvom zasielania e-mailových správ alebo telefonickým oslovením, ako aj zasielanie newslettera. Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade súhlas dotknutej osoby. Súhlas je dobrovoľný. Bez jeho udelenia Vám, žiaľ, nemôžeme poskytovať ponuky našich tovarov a služieb a informovať Vás o novinkách.

Máte právo svoj súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania založeného na súhlase uvedenom pred jeho odvolaním. Každý zasielaný marketingový e-mail alebo newsletter obsahuje linku na zrušenie odberu. V prípade, že si neželáte ďalej dostávať informácie o našich novinkách a ponukách, máte možnosť sa z odberu odhlásiť kliknutím na túto linku.

• Na účel poskytnutia našich služieb a produktov na základe zmluvy uzatvorenej s Vami ako zákazníkom (ide najmä o počítačové služby, služby súvisiace s počítačovým spracovaním údajov, poradenstvo v oblasti informačných systémov týkajúce sa programového vybavenia, poradenské služby, administratívne služby, reklamné a marketingové služby a ďalšie služby v rozsahu predmetu našej činnosti) vrátane poskytnutia servisných služieb nami zhotovených/dodaných produktov a evidencie zákazníkov.

V tomto prípade je spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba.

• Na účel realizácie existujúcich zmluvných vzťahov s Vami ako dodávateľom, t. j. na účel dodania výrobkov a/alebo služieb Vami ako dodávateľom (napr. nákup materiálu) a zaplatenia ceny/odplaty za dodané výrobky a/alebo poskytnuté služby vrátane evidencie dodávateľov.

V tomto prípade je spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba.

• Na účel platného uzatvorenia a zabezpečenia plnenia zmluvných vzťahov.

Na tento účel spracúvame osobné údaje uvedené v zmluvách uzatváraných v rámci dodávateľsko-odberateľských vzťahov, resp. v návrhoch týchto zmlúv. Ide o osobné údaje fyzických osôb – zákazníkov alebo dodávateľov –, ako aj osobné údaje osôb oprávnených konať v mene zmluvného partnera (dodávateľa, zákazníka) a údaje zamestnancov zmluvných partnerov.

Tento účel zahŕňa aj zákonnú požiadavku na riadnu identifikáciu zmluvnej strany (fyzickej osoby – zákazníka alebo dodávateľa), keď osobné údaje spracúvame na základe zákona (Občiansky zákonník, Obchodný zákonník).

Zároveň máme oprávnený záujem spracúvať bežné osobné údaje osoby oprávnenej konať v mene zmluvného partnera (dodávateľa, zákazníka), ako aj kontaktné osobné údaje zamestnanca zmluvného partnera, ktoré sú uvedené v zmluvách, ktoré v rámci dodávateľsko-odberateľských vzťahov uzatvárame (resp. v návrhoch týchto zmlúv). Údaje týchto dotknutých osôb spracúvame na tento účel na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa zabezpečiť platné uzatvorenie zmlúv a ich efektívne plnenie.

• Na účel obchodnej komunikácie (v rámci dodávateľsko-odberateľských vzťahov).

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade oprávnený záujem prevádzkovateľa, ktorým je realizácia obchodného styku a nevyhnutnosť komunikácie s obchodnými partnermi pri vykonávaní obchodných činností prevádzkovateľa.

• Na účely colných deklarácií.

Tento účel zahŕňa spracúvanie osobných údajov v rozsahu nevyhnutnom v súvislosti s činnosťami spojenými s vybavením dokladov na cezhraničný prevoz tovaru a platením cla. Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa zákona č. 199/2004 Z. z. Colný zákon a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

• Na účely vybavenia reklamácií.

V prípade, ak ste spotrebiteľ uplatňujúci reklamáciu našich produktov/služieb, budeme na účel vybavenia Vašej reklamácie spracúvať Vaše osobné údaje, keďže spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa vyplývajúcich zo zákona č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov (prevádzkovateľ je v zmysle tohto zákona povinný viesť evidenciu o reklamáciách a predložiť ju na požiadanie orgánu dozoru na nazretie, ako aj na požiadanie orgánu dozoru preukázať kópiu potvrdenia o prijatí reklamácie a pod.).

V prípade, ak ide o reklamáciu uplatnenú dotknutou osobou, ktorá nie je spotrebiteľom, budeme spracúvať Vaše osobné údaje na tento účel na základe zmluvy, ktorú sme s Vami uzavreli a z uzavretia ktorej Vám vyplýva právo na uplatnenie si zodpovednosti za vady výrobku alebo služby. Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba.

• Na účel vedenia agendy súvisiacej s prebiehajúcimi spormi a vymáhaním pohľadávok a iných nárokov prevádzkovateľa v rámci súdneho, mimosúdneho, exekučného alebo konkurzného konania vrátane právneho zastupovania v týchto konaniach.

V prípade, ak spracúvame Vaše osobné údaje na tento účel, právnym základom spracúvania je oprávnený záujem prevádzkovateľa, a to uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa, zabránenie vzniku škôd a zabezpečenie splnenia pohľadávok a iných právnych nárokov prevádzkovateľa. V rámci tohto účelu môže prevádzkovateľ poskytnúť osobné údaje advokátovi, ktorý spracúva osobné údaje klientov a iných fyzických osôb, v rozsahu nevyhnutnom na účely výkonu advokácie v súlade so zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov a GDPR.

• Na účel riadneho označenia sporovej strany v súdnom spore a dlžníka v návrhu na exekúciu.

Ak spracúvame Vaše osobné údaje na tieto účely, robíme tak z dôvodu, že je našou zákonnou povinnosťou riadne identifikovať a označiť osobu dlžníka v návrhu na exekúciu (najmä Občiansky zákonník, Exekučný poriadok), ako aj osobu žalobcu či žalovaného v súdnom konaní (najmä Civilný sporový poriadok, Správny súdny poriadok).

• Na účel vedenia účtovníctva, spracovania účtovných a daňových dokladov, fakturácie a evidencie hotovostnej pokladne.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa najmä v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty a zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

• Na účel vedenia agendy personalistiky, mzdovej agendy a daňovej agendy (vrátane odvodov a preddavkov na daň z príjmu).

V rámci tohto účelu spracúvame osobné údaje zamestnancov, ako aj manželov/manželiek zamestnancov, vyživovaných detí zamestnancov, rodičov vyživovaných detí zamestnancov, blízkych osôb zamestnancov a bývalých zamestnancov prevádzkovateľa.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade:

1. plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba (t. j. na plnenie pracovnej zmluvy, resp. dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru), alebo
2. plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa; ide najmä o povinnosti v zmysle zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce, zákona č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákona č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákona č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení, zákona č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákona č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákona č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov.

• Na registratúrne účely.

Uvedený účel zahŕňa činnosti súvisiace s plnením registratúrnych povinností prevádzkovateľa, vrátane evidencie odosielaných a prijatých poštových zásielok.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

• Na účel výberového konania, ktorého sa zúčastňujete ako uchádzač o zamestnanie.

Spracúvanie Vašich osobných údajov ako uchádzača o zamestnanie v tomto prípade zahŕňa činnosti spojené s prijímaním a posudzovaním doručeného životopisu a žiadosti o prijatie do zamestnania, uskutočnenie výberového konania a informovanie uchádzača o výsledku (o prijatí resp. neprijatí). V tomto prípade je spracúvanie nevyhnutné, aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy (predzmluvné vzťahy).

• Na účel vedenia agendy spoločnosti, zápis a oznámenie zmien do obchodného registra.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa (zákon č. 530/2003 Z. z. o obchodnom registri a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Obchodný zákonník).

• Na účely plnenia povinností podľa zákona o registri partnerov verejného sektora.

Ako právnická osoba, ktorá pôsobí ako partner verejného sektora v zmysle zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov, spracúvame osobné údaje konečného užívateľa výhod, iných osôb, ktoré sú súčasťou vlastníckej štruktúry a riadiacej štruktúry prevádzkovateľa (na zabezpečenie splnenia povinnosti identifikácie a overenia identifikácie konečného užívateľa výhod), ako aj osobné údaje advokáta, ktorý plní pre prevádzkovateľa povinnosti oprávnenej osoby v zmysle predmetného zákona, a ktorému poskytujeme aj údaje týkajúce sa osôb vo vlastníckej a riadiacej štruktúre prevádzkovateľa.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa zákona č. 315/2016 Z. z. o registri partnerov verejného sektora a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

• Na účel manažmentu kvality riadiacich procesov a informačnej bezpečnosti.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov nachádzajúcich sa v elektronickej forme v informačných systémoch prevádzkovateľa je v tomto prípade oprávnený záujem prevádzkovateľa zvýšiť kvalitu a funkčnosť riadenia a informačnej bezpečnosti prevádzkovateľa.

• Na účel vybavovania žiadostí o výkon práv dotknutých osôb.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov je v tomto prípade plnenie zákonných povinností prevádzkovateľa podľa právnych predpisov o ochrane osobných údajov, ktoré má v súvislosti s uplatňovaním práv dotknutých osôb v zmysle čl. 15 až 22 GDPR.

• Na účel zaistenia bezpečnosti siete a informačnej bezpečnosti.

Právnym základom spracúvania Vašich osobných údajov nachádzajúcich sa v elektronickej forme v informačných systémoch prevádzkovateľa je v tomto prípade oprávnený záujem prevádzkovateľa zabrániť neoprávnenému prístupu k elektronickým komunikačným sieťam, zabrániť poškodzovaniu počítačových a elektronických komunikačných systémov a ochrana údajov nachádzajúcich sa v IT technológiách a systémoch prevádzkovateľa.

• Na účel nájmu nebytového priestoru.

V rámci tohto účelu spracúvame osobné údaje prenajímateľa nebytového priestoru. V tomto prípade je spracúvanie nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba.

Aké subjekty majú prístup k Vašim osobným údajom?

V súvislosti s plnením zákonných povinností prevádzkovateľa sú, resp. môžu byť príjemcami Vašich osobných údajov subjekty určené právnymi predpismi, najmä zdravotné poisťovne, Sociálna poisťovňa, daňový úrad, doplnkové dôchodkové sporiteľne, dôchodkové správcovské spoločnosti, orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce), súdy a orgány činné v trestnom konaní.

V závislosti od účelu spracúvania a konkrétnych okolností môžu patriť medzi príjemcov Vašich osobných údajov aj iné osoby (v pozícii sprostredkovateľa alebo samostatného prevádzkovateľa), najmä:

• advokát,
• exekútor,
• zodpovedná osoba v zmysle GDPR,
• audítor,
• banka,
• poskytovateľ poštových služieb,
• poskytovateľ podpory a prevádzky webových stránok,
• poskytovateľ školení IT produktov a riešení,
• poskytovateľ služieb certifikačného auditu integrovaného manažérskeho systému, a to systému manažérstva kvality a systému manažérstva bezpečnosti informácií,
• poskytovateľ služieb projektovania, vývoja, implementácie a ďalších súvisiacich služieb v oblasti IT systémov a riešení,
• poskytovateľ telekomunikačných služieb,
• poskytovateľ mzdových, personálnych a účtovných služieb,
• poskytovateľ komisionárskych služieb súvisiacich s colným konaním,
• poskytovateľ služieb v oblasti bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, pracovnej zdravotnej služby a ochrany pred požiarmi.

V prípadoch, keď spracúvame Vaše osobné údaje prostredníctvom sprostredkovateľov ako osobitnej kategórie príjemcov osobných údajov, dbáme na to, aby postupovali v súlade s platnými právnymi predpismi a podmienkami dohodnutými zmluvou o spracúvaní osobných údajov, aby boli viazaní mlčanlivosťou a Vaše údaje chránili v súlade s požiadavkami GDPR.

Budú Vaše osobné údaje poskytnuté mimo Európskej únie?

Prenos Vašich údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie sa neuskutočňuje.

Budú Vaše osobné údaje použité na automatizované individuálne rozhodovanie?

Vaše osobné údaje nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

Akú dlhú dobu budeme uchovávať Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje budeme uchovávať po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje spracúvané v rámci plnenia zákonných povinností prevádzkovateľa a právny predpis určuje dobu uchovávania alebo kritériá na jej určenie, budeme osobné údaje a súvisiacu dokumentáciu uchovávať po dobu vyžadovanú príslušným právnym predpisom.

• Osobné údaje získané prostredníctvom kontaktného formulára na webe (v rámci predzmluvných vzťahov) budeme uchovávať po dobu 1 roka.
• Osobné údaje spracúvané na účel vykonávania a zaznamenávania činností prevádzkovateľa smerujúcich k získaniu zákazníka budeme uchovávať po dobu 1 roka.
• Osobné údaje spracúvané na účely priameho marketingu budeme uchovávať po dobu 5 rokov od začatia spracúvania na tento účel, resp. do namietania proti spracúvaniu na tento účel.
• Osobné údaje spracúvané na základe súhlasu na účely marketingu budeme uchovávať po dobu 5 rokov, resp. do odvolania súhlasu.
• Osobné údaje spracúvané na právnom základe plnenia zmluvy uzavretej medzi prevádzkovateľom a dotknutou osobou (v rámci dodávateľsko-odberateľských, príp. iných vzťahov) budeme uchovávať po dobu do vysporiadania vzájomných práv a záväzkov z nich, minimálne však po dobu 10 rokov od skončenia zmluvného vzťahu. Rovnakú dobu uchovávame aj osobné údaje osôb oprávnených konať v mene zmluvného partnera a zamestnancov zmluvného partnera uvedené v zmluvách, spracúvané na účel platného uzatvorenia a zabezpečenia plnenia zmluvných vzťahov.
• Osobné údaje spracúvané na účel obchodnej komunikácie v rámci dodávateľsko- odberateľských vzťahov prevádzkovateľa sú uchovávané po dobu 5 rokov od skončenia kalendárneho roka, v ktorom bol skončený zmluvný vzťah s obchodným partnerom.
• Osobné údaje na účely colných deklarácií budeme uchovávať po dobu 10 rokov odo dňa právoplatného skončenia colného konania, ktoré sa začalo podaním colného vyhlásenia, v odôvodnených prípadoch po dobu 20 rokov od konca roka, v ktorom sa stal nedoplatok na colnom dlhu splatný.
• Osobné údaje spracúvané na účel vybavenia reklamácií budeme uchovávať po dobu 10 rokov odo dňa vybavenia reklamácie.
• Osobné údaje spracúvané na účel vedenia agendy súvisiacej s prebiehajúcimi spormi a vymáhaním uchovávame po dobu plynutia zákonných premlčacích a prekluzívnych lehôt, minimálne však 5 rokov od právoplatného skončenia príslušného konania alebo do vysporiadania (splatenia) právneho nároku vymáhaného v príslušnom súdnom, mimosúdnom, exekučnom alebo konkurznom konaní. Rovnako dlho uchovávame osobné údaje spracúvané na účel riadneho označenia sporovej strany v súdnom spore a dlžníka v návrhu na exekúciu.
• V súlade so zákonom o účtovníctve (§ 35) uchovávame osobné údaje v účtovných záznamoch po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
• Doba uchovávania osobných údajov zamestnancov je bližšie špecifikovaná v osobitnom dokumente (informácii) určenom pre zamestnancov. Osobné údaje iných dotknutých osôb (manželov/manželiek zamestnancov, vyživovaných detí zamestnancov, rodičov vyživovaných detí zamestnancov, blízkych osôb zamestnancov), ktoré spracúvame z dôvodu plnenia našej zákonnej povinnosti, uchovávame po dobu stanovenú v zmysle platných právnych predpisov (10 rokov).
• V súvislosti s plnením registratúrnych povinností prevádzkovateľa osobné údaje uchovávame po dobu vyžadovanú príslušným právnym predpisom (t. j. po dobu, počas ktorej pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť) – táto doba je určená v registratúrnom pláne, ktorý je dotknutej osobe na požiadanie prístupný u prevádzkovateľa. Osobné údaje v evidencii odosielaných a prijatých poštových zásielok uchovávame po dobu 5 rokov od skončenia kalendárneho roka, v ktorom bola poštová zásielka odoslaná/prijatá.
• Osobné údaje uchádzačov o zamestnanie spracúvané na účel výberového konania budeme uchovávať po dobu do skončenia výberového konania.
• Osobné údaje spracúvané na účel vedenia agendy spoločnosti a zápisu a oznámenia zmien do obchodného registra (obsiahnuté napr. v spoločenskej zmluve, zápisniciach z valných zhromaždení, zmluvách o prevode obchodného podielu, ako aj v ďalších právnych dokumentoch týkajúcich sa korporátnej agendy spoločnosti) uchovávame po dobu trvania právnej subjektivity prevádzkovateľa aj v prípade zrušenia spoločnosti s právnym nástupcom.
• Osobné údaje na účely plnenia povinností podľa zákona o registri partnerov verejného sektora uchovávame po dobu do výmazu prevádzkovateľa ako v registri zapísaného partnera verejného sektora.
• Osobné údaje spracúvané na účel manažmentu kvality riadiacich procesov a informačnej bezpečnosti sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu, najviac však 10 rokov od vypracovania audítorskej správy.
• Vaše osobné údaje spracúvané na účel vybavenia žiadosti o výkon práv dotknutých osôb budeme uchovávať po dobu 5 rokov odo dňa vybavenia žiadosti, minimálne však do právoplatného skončenia správneho konania, ktoré sa v súvislosti so žiadosťou začalo na podnet dotknutej osoby.
• Osobné údaje spracúvané na účel zaistenia bezpečnosti siete a informačnej bezpečnosti sú uchovávané počas doby, po ktorú sa osobné údaje nachádzajú v informačných systémoch prevádzkovateľa – táto doba je rôzna v nadväznosti na dobu ich uchovávania určenú pre jednotlivé účely spracúvania, ktoré sú dôvodom, prečo sa tieto údaje nachádzajú v informačných systémoch prevádzkovateľa (stanovenú osobitnými predpismi, resp. nevyhnutnú na dosiahnutie príslušného účelu).

Aké máte práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov?

• Právo na prístup k osobným údajom podľa čl. 15 GDPR.

Dotknutá osoba má právo na poskytnutie potvrdenia o tom, že prevádzkovateľ spracúva osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo získať prístup k svojim osobným údajom a informácie v rozsahu podľa čl. 15 GDPR.

• Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 GDPR

Dotknutá osoba má právo na opravu osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, ak sú nesprávne, alebo na ich doplnenie, ak sú neúplné. Prevádzkovateľ musí žiadosti o opravu, príp. doplnenie osobných údajov vyhovieť bez zbytočného odkladu.

• Právo na vymazanie (právo na „zabudnutie“) podľa čl. 17 GDPR.

Dotknutá osoba má právo dosiahnuť u prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa jej týkajú, a to za podmienok stanovených v čl. 17 GDPR (napr. ak osobné údaje, ktoré o nej prevádzkovateľ získal, už nie sú potrebné na účely, na ktorý sa získavali alebo inak spracúvali). Toto právo dotknutej osoby posúdi prevádzkovateľ z pohľadu všetkých relevantných okolností v súlade s čl. 17 GDPR (napr. prevádzkovateľ žiadosti nevyhovie, ak je spracúvanie potrebné na splnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa alebo na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov).

• Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov podľa čl. 18 GDPR.

Dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie jej osobných údajov, pokiaľ nastane niektorý z prípadov uvedených v čl. 18 GDPR. Ak sa spracúvanie obmedzilo v súlade s čl. 18 ods. 1 GDPR, takéto osobné údaje sa s výnimkou uchovávania spracúvajú: a) len so súhlasom dotknutej osoby, alebo b) na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo c) na ochranu práv inej fyzickej alebo právnickej osoby, alebo d) z dôvodov dôležitého verejného záujmu Únie alebo členského štátu.

• Právo na prenosnosť osobných údajov podľa čl. 20 GDPR.

Ak sa spracúvanie zakladá na súhlase alebo na zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami, dotknutá osoba má právo získať svoje osobné údaje, ktoré poskytla prevádzkovateľovi, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi. Pokiaľ je to technicky možné, má právo na prenos údajov priamo od jedného prevádzkovateľa k druhému.

• Právo namietať podľa čl. 21 GDPR.

Ak sa spracúvanie zakladá na oprávnených záujmoch (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), dotknutá osoba má právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jej konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa jej týka, vrátane namietania proti profilovaniu založenému na uvedených záujmoch. Prevádzkovateľ v takomto prípade nesmie ďalej spracúvať osobné údaje, pokiaľ nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody, ktoré prevažujú nad záujmami, právami a slobodami dotknutej osoby, alebo dôvody na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

V prípade, ak dotknutá osoba namieta proti spracúvaniu svojich osobných údajov na účely priameho marketingu vrátane profilovania v rozsahu, v akom súvisí s takýmto priamym marketingom, osobné údaje sa už na takéto účely nesmú spracúvať.

• Právo podať podnet alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov.

Môžete kedykoľvek podať podnet alebo sťažnosť vo veci spracúvania svojich osobných údajov dozornému orgánu, t. j. Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, tel.: +421(2)32313220, www.dataprotection.gov.sk.